تحریر دفاتر قانونی

ایین نامه نحوه تحریر دفاتر قانونی و نحوه نگه داری و ارائه اسناد و مدارک جهت رسیدگی های مالیاتی

مقررات مربوط به تحریر دفاتر قانونی:مطابق با ماده 6 قانون تجارت ایران، تمام تجار به استثنای کسبه جزء ، مکلف اند دفاتر روزنامه و کل را جهت ثبت معاملات خود نگهداری نمایند .

طبق همین قانون تعاریف مربوط به این دفاتر به شرح ذیل میباشد :

دفتر روزنامه:

دفتری که کلیه معاملات و رویدادهای مالی و محاسباتی با رعایت اصول و ضوابط مربوط به تنظیم دفاتر ،موضوع قانون تجارت ایران ، اصول و ضوابط مربوط به استانداردهای حسابداری ایران ، در آن ثبت می­گردد دفتر روزنامه نامیده میشود . هر چند که دفتر مذکور بصورت دستی تحریر  میشود ، ولی اخیرا در رسیدگی ها مالیاتی دفتر مذکور به صورت ماشینی (مکانیزه- الکترونیکی) نیز توسط ممیز مالیاتی درخواست میشود.

دفتر کل:

دفتری که عملیات ثبت شده در دفتر یا دفاتر روزنامه برحسب سرفصل یا کدگذاری حسابها در صفحات مخصوص (به هر حساب کلی یک یا چند صفحه در دفتر کل اختصاص می یابد ) آن ثبت می­شود به ترتیبی که تنظیم و استخراج صورت­های مالی لازم از آن امکان پذیر باشد دفتر کل گویند .

اظهارنامه مالیاتی :

اظهارنامه مالیاتی فرمی الکترونیکی است که درآمدها، هزینه ­ها، دارایی­ ها، بدهی ­ها، حقوق مالکانه ، معافیت­ها، درآمد مشمول مالیات، مالیات، بخشودگی مالیاتی ، بهای تمام شده محصولات فروش رفته یا خدمات ارائه شده  ، تهیه کننده اظهارنامه ، موسسه حسابرسی( در صورتی که شخص مشمول ماده 272 قانون مالیاتهای مستقیم باشد ) ،سهامدارن، اعضای هیئت مدیره ،  همچنین اطلاعات هویتی و مکانی حسب مورد در آن ثبت و به سازمان امور مالیاتی ارسال میشود .

سند حسابداری:

فرمی است کاغذی یا ماشینی (مکانیزه- الکترونیکی) که یک یا چند رویداد مالی و محاسباتی طبق اصول و ضوابط حسابداری در آن ثبت میشود و حاوی تجزیه حساب­ها و شرح مربوط، مستند و متکی به مدارک بوده و با تأیید اشخاص مجاز، قابل ثبت در دفاتر مذکور می­باشد.

مدارک حساب:

مستنداتی است دستی یا ماشینی (مکانیزه- الکترونیکی) که بیانگر وقوع یک یا چند فعالیت یا رویداد مالی یا محاسباتی بوده و اسناد حسابداری یا دفاتر،بر مبنای آنها تنظیم و تحریر می­گردد.

صاحبان مشاغل براساس شاخص‌ها و معیارهایی از قبیل نوع و حجم فعالیت به شرح ذیل گروه‌بندی می‌شوند:

1-گروه اول : این اشخاص از لحاظ انجام تکالیف موضوع این آیین نامه جزو مودیان گروه اول محسوب می‌شوند:

 کلیه واردکنندگان و صادرکنندگان، صاحبان کارخانه ها و واحدهای تولیدی و بهره برداران معادن دارای پروانه بهره برداری از وزارتخانه یا مراجع ذیربط، صاحبان هتل‌های سه ستاره و بالاتر، صاحبان بیمارستان ها، زایشگاه ها، درمانگاهها ،کلینیک های تخصصی، صاحبان مشاغل صرافی  ،صاحبان فروشگاه‌های زنجیره ای دارای مجوز فعالیت از وزارتخانه و یا مراجع ذیربط ، صاحبان موسسات حسابرسی، حسابداری و دفترداری، خدمات مالی و ارائه دهندگان خدمات مدیریتی، مشاوره ای، انفورماتیک و طراحی سیستم ، صاحبان موسسات حمل و نقل موتوری، زمینی، دریایی و هوایی اعم از مسافری و یا باربری،  سایر صاحبان مشاغل و حرفی که درآمد ابرازی (فروش کالا یا فروش توأم کالا و ارائه خدمت) براساس اظهارنامه مالیاتی عملکرد دو سال قبل (اظهارنامه تسلیمی خردادماه هر سال مبنای تعیین گروه بندی سال بعد از تسلیم اظهار نامه عملکرد می‌باشد. به عنوان مثال مبلغ فروش و سایر درآمدهای مندرج در اظهارنامه مالیاتی عملکرد سال 1397 مبنای گروه‌بندی سال 1399 می‌باشد) یا آخرین درآمد قطعی شده (فروش کالا یا فروش توأم کالا و ارائه خدمت) آن‌ها بیش از مبلغ یکصد و پنجاه میلیارد ریال باشد.

لذا کلیه فعالان اقتصادی گروه اول و کلیه اشخاص حقوقی( شرکتهای سهامی خاص ، سهامی عام ، تضامنی ، تعاونی . … ملزم به نگه داری ، تحریر و ارائه دفاتر قانونی(روزانه و کل ) میباشد .

2-گروه دوم : سایر صاحبان مشاغل و حرفه ای که درآمد ابرازی (فروش کالا یا فروش توأم کالا و ارائه خدمت) دوسال قبل آنها و یا آخرین درآمد قطعی شده آنها( فروش کالا یا فروش توأم کالا و ارائه خدمت) بیش از پنجاه میلیارد ریال و مساوی یا کمتر ازمبلغ یکصد و پنجاه میلیارد ریال باشد .

صاحبان مشاغل گروه دوم ملزم  به نگه داری ، تحریر و ارائه دفاتر قانونی(روزانه و کل ) نمیباشند .

3-گروه سوم : سوم صاحبان مشاغلی که در گروه های اول و دوم قرار نمی‌گیرند در این بخش قرار خواهند گرفت .

این گروه(گروه سوم) از مودیان نیز ملزم به نگهداری ، تحریر و ارائه دفاتر قانونی(روزانه و کل ) نمیباشند .

نکات کلیدی در تحریر دفاتر قانونی و ارسال اظهارنامه

‌سازمان امور مالیاتی کشور می تواند در صورت تشخیص ضرورت ، تاپایان دی ماه هر سال فهرست مشاغل افزوده شده به گروه اول براساس نوع فعالیت را تهیه و از طریق درج آگهی در روزنامه رسمی کشور و یکی از روزنامه‌های کثیرالانتشار و یا از طریق تشکل‌های صنفی و حرفه‌ای ذی‌ربط به مودیان مالیاتی اعلام ‌‌نماید.

لذا مودیان اخیرالذکر از ابتدای سال مالیاتی بعد از اعلام ، مکلف به اجرای تکالیف تعیین شده مربوط به گروه اول خواهند بود.

مودیانی که  صرفا به فعالیت  ارائه خدمت مشغول می باشند، پنجاه درصد ( 50%) نصاب‌های تعیین شده فوق مبنای گروه بندی می‌باشد.

مشاغل و حرفه موضوع این آیین‌نامه در اولین سال ایجاد (تأسیس) به استثناء مودیانی که به واسطه موضوع فعالیت جزو گروه اول طبقه‌بندی شده اند، جزو گروه سوم محسوب و از سال سوم فعالیت به بعد می بایست بر اساس نصاب‌های مقرر طبقه بندی شده و نسبت به انجام تکالیف قانونی عمل نمایند.

تسلیم اظهارنامه مربوط گروه‌های بالاتر توسط صاحبان مشاغلی که در گروه های پایین‌تر قرار دارند (صاحبان مشاغل گروه سوم اظهارنامه گروه دوم ارائه نمایند یا صاحبان مشاغل گروه دوم اظهارنامه گروه اول تسلیم نمایند) منعی ندارد، لکن صرف انجام این امر مودی را در گروه های بالاتر قرار نخواهد داد.

صاحبان مشاغلی که در گروه اول قرار می­گیرند و کلیه اشخاص حقوقی مکلف به نگهداری دفاتر روزنامه و کل یا سایر دفاتر حسب مورد دستی یا ماشینی (مکانیزه ، الکترونیکی) متکی به اسناد و مدارک با رعایت موارد زیر می­باشند:

رویدادهای مالی باید براساس استانداردهای حسابداری ایران و روزانه به ترتیب تاریخ وقوع رویداد در دفتر روزنامه ثبت و حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل گردد.

 مودیانی که دفاتر دستی نگهداری می­نمایند، مکلفند برای هر سال مالیاتی فقط از دفاتری که طی سال مالیاتی قبل نزد مراجع قانونی ذی ربط ثبت شده استفاده نمایند. در مواردی که دفاتر ثبت شده مذکور در هر سال برای ثبت عملیات مالی مودیان تا پایان سال مالیاتی کفایت ننماید، مجاز به استفاده از دفاتر ثبت شده طی همان سال می­باشند.

مودیان برای استفاده از سیستم الکترونیکی (نرم افزار) جهت ثبت رویدادهای مالی خود، مکلفند از نرم افزارهای مورد قبول که دارای ویژگی­ها، معیارها و ضوابط اعلامی سازمان باشد استفاده نمایند. سازمان موظف است ویژگی­ها، معیارها و ظوابطی که نرم افزار باید دارا باشد را اعلان عمومی کند.

 استفاده از نرم­ افزارهای قبلی تا مدت سه سال از لازم الاجرا شدن اصلاحیه قانون (1395/1/1) مجاز خواهد بود. استفاده از نرم افزارهای مذکور بعد از مهلت فوق الذکر منوط به مطابقت آن با ویژگی­ها، معیارها و ضوابط اعلامی از سوی سازمان است.

مودیان مکلفند تا قبل از مطابقت نرم­ افزار مورد استفاده با ویژگی­ها، معیارها و ضوابط اعلامی از سوی سازمان، حداقل ماهی یکبار خلاصه عملیات داده شده به ماشین­های الکترونیکی را در دفتر روزنامه ثبت و حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل کنند.

نگهداری دفتر روزنامه واحد برای ثبت کلیه عملیات و یا دفاتر روزنامه متعدد برای هر بخش از عملیات مجاز است.

اشتباه در شماره گذاری صفحات و همچنین اشتباهات ناشی از ثبت دفاتر در مراجع قانونی ذی ربط در صورت احراز، خللی به اعتبار دفاتر وارد نخواهد کرد.

نوشتن دفاتر با وسایلی که به سهولت قابل محو است (مانند مواد گرافیت) در دفاتر دستی ممنوع است.

دفاتر و اسناد حسابداری می­بایست بر اساس واحد پول رایج کشور (ریال)و همچنین به زبان فارسی تحریر گردد.

در مواردی که دفاتر موضوع این آئین ­نامه توسط مقامات قضائی یا سایر مراجع قانونی و یا به عللی خارج از اختیار مودی از دسترس مودی خارج شود و صاحب دفاتر از تاریخ وقوع این امر حداکثر ظرف دو ماه دفاتر جدید ثبت و عملیات آن مدت را در دفاتر جدید تحریر کند و تأخیر تحریر عملیات در این مدت به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.

تأخیر تحریر دفاتر در مورد اشخاص حقوقی جدید التاسیس از تاریخ ثبت شخص حقوقی و در مورد سایر اشخاص از تاریخ شروع فعالیت تا دو ماه مجاز خواهد بود.

 اشخاصی که دارای شعبه هستند مکلفند با توجه به روش­های حسابداری مورد عمل ،خلاصه عملیات شعب خود را در صورتی که دارای دفاتر ثبت شده باشند، لااقل سالی یکبار (تا قبل از بستن حساب­ها) ودر غیر این صورت عملیات هر ماه را تا پایان ماه بعد در دفاتر مرکز ثبت کنند.

 ثبت دفاتر ضمن سال مالی مشروط بر اینکه تا تاریخ ثبت هیچگونه فعالیت مالی و پولی صورت نگرفته باشد، مجاز است.

ارائه دفاتر سفید و نانویس در حکم عدم ارائه دفاتر محسوب می­شود.

مودیان مکلف به نگهداری دفاتر، باید نسبت به نگهداری دفاتر و اسناد و مدارک اقدام و در صورت درخواست اداره امور مالیاتی ارائه نمایند. در مورد نگهداری دفاتر و اسناد و مدارک  بصورت ماشینی، اطلاعات باید به همان قالب (فرمتی) که تولید، ارسال یا دریافت ­شده، نگهداری شود.

صاحبان مشاغلی که در گروه دوم قرار می­گیرند، مکلفند برای هر سال مالیاتی اسناد و مدارک مربوط به معاملات خود از قبیل اسناد درآمدی فروش کالا یا ارائه خدمات و سایر درآمدها و اسناد خرید کالا، خدمات و دارایی و سایر اسناد هزینه­ های انجام شده را به تفکیک و به ترتیب تاریخ وقوع هر یک از رویدادهای مالی نگهداری و صورت درآمد و هزینه خود را ماهانه به شرح فرم پیوست (1) بر اساس آن تنظیم نمایند.

صاحبان مشاغلی که در گروه سوم قرار می­گیرند مکلفند برای هر سال مالیاتی اسناد و مدارک مربوط به معاملات خود از قبیل اسناد درآمدی فروش کالا یا ارائه خدمات و سایر درآمدها و اسناد خرید کالا و خدمات و سایر اسناد هزینه های انجام شده را نگهداری و خلاصه درآمد و هزینه سازنه خود را به شرح فرم پیوست (2) بر اساس آن تنظیم نمایند.

مودیانی که رویدادهای مالی خود را به صورت ماشینی (مکانیزه – الکترونیکی) ثبت و نگهداری می­نمایند (به استثنای مودیان گروه اول)، نیازی به ارائه دفاتر به صورت دستی ندارند. نگهداری اسناد و مدارک حساب به صورت ماشینی یا دستی الزامی است.

تغییر روش نگهداری دفاتر، اسناد حسابداری از ماشینی (مکانیزه- الکترونیکی) به دستی و بالعکس طی سال مالیاتی یا دوره مالی حسب مورد مجاز نخواهد بود.

هریک از دفاتر مزبور می­تواند به صورت ماشینی (مکانیزه –  الکترونیکی) و دستی نگهداری شود و مودیانی که از هریک از روش­های فوق استفاده می­نمایند مکلف به رعایت الزامات مربوط طبق این آیین­ نامه در هریک از روش­های مذکور حسب مورد می­باشند.

 سازمان می­تواند تمام یا برخی از مودیان موضوع این آیین­ نامه را طبق اعلام کتبی به مودی ذیربط حداکثر تا شش ماه پس از پایان هر سال مالیاتی جهت اجرا از ابتدای سال مالی بعد به نگهداری دفاتر و اسناد حسابداری به صورت ماشینی (مکانیزه- الکترونیکی) مکلف نماید.

اشخاصی که دفاتر و اسناد حسابداری خود را به صورت ماشینی (مکانیزه- الکترونیکی) نگهداری می­نمایند مکلفند حسب درخواست کتبی ممیزین مالیاتی ذیربط، هنگام رسیدگی ضمن ارائه دستورالعمل نحوه کار با نرم افزار مالی و حسابداری مربوط، رمز دسترسی لازم به اطلاعات نرم افزار را ارائه نمایند، در غیر اینصورت در حکم عدم تسلیم دفاتر خواهد بود.

مودیانی که از دفاتر و اسناد حسابداری ماشینی (مکانیزه-الکترونیکی) استفاده می­نمایند مکلفند حسب درخواست کتبی ماموران مالیاتی ذیربط، اطلاعات مورد نیاز برای رسیدگی را در لوح فشرده، به ماموران یاد شده ارائه نمایند.

 مودیانی که از دفاتر و اسناد حسابداری دستی استفاده می­نمایند مکلفند حسب درخواست کتبی ممیزین  مالیاتی ذیربط دفاتر و اسناد و مدارک را برای رسیدگی به ماموران مالیاتی یادشده ارائه نمایند.

موارد که موجب رد دفاتر قانونی میشود :

 به طور قطع تخطی و تخلف  از تکالیف مقرر در این آئین­ نامه در موارد زیر موجب رد دفاتر قانونی می­باشد:

• در صورتی که دفاتر ارائه شده نزد مراجع ذیربط به ثبت نرسیده باشد یا فاقد یک یا چند برگ باشد.
• عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی در دفاتر به شرط احراز.
• تأخیر تحریر دفاتر روزنامه بیش از 15 روز و تأخیر تحریر دفتر کل بیش از  حد مجاز مندرج در این آئین­نامه.
• عدم ثبت عملیات شعبه یا شعب در دفاتر مرکز طبق مقررات این آئین­نامه.
• در مواردی که دفاتر مزبور به ادعای مودی از دسترس وی خارج شده باشد و غیر اختیاری بودن موضوع مورد تأیید بالاترین مسئول اداره امور مالیاتی ذیربط قرار نگیرد.
• عدم تطبیق مندرجات دفاتر قانونی بااطلاعات موجود در سیستم­های ماشینی (مکانیزه- الکترونیکی) و یا سامانه ثبت برخط معاملات در مورد اشخاصی که از سیستم­های مذکور استفاده و یا مکلف به استفاده از سامانه یادشده می­باشند.
• جای سفید گذاشتن بیش از حد معمول در دفتر روزنامه.
• عدم ارائه یک یا چند جلد از دفاتر ثبت شده اعم از تحریر شده و نانویس.
• تغییر نرم افزار حسابداری مورد استفاده در طی سال مالیاتی بدون اطلاع قبلی اداره امور مالیاتی ذی ربط.
• تغییر روش نگهداری دفاتر، اسناد حسابداری از ماشینی (مکانیزه- الکترونیکی) به دستی و بالعکس طی سال مالیاتی یا دوره مالی.
• تحریر دفاتر به غیر از پول رایج کشور و زبان فارسی.
• حذف برخی از عملیات در دفاتر الکترونیکی.

در مورد بند (خ) این ماده، چنانچه سفید ماندن برای ثبت تراز افتتاحی باشد، موجب رد دفاتر نخواهد بود و همچنین سفید ماندن ذیل صفحات دفتر در آخر هرروز یا هرهفته یا هرماه به شرطی که اسناد دارای شماره ردیف بوده و قسمت سفید مانده با خط بسته شود، به اعتبار دفتر خللی وارد نمی آورد.

جهت مشاهده متن آئین نامه تحریر دفاتر قانونی اینجا کلیک کنید!.