مشاور استقرار سیستم های اطلاعاتی مالی

مشاور استقرار سیستم های اطلاعاتی مالی

استفاده از رویکرد های سازمان یافته و منظم به منظور تحلیل نیازهای کاربران، تعیین الزامات اجرایی سیستم،انطباق سیستم با الزامات اجرایی تعیین شده و در نهایت پیاده سازی این سیستم به شیوه‌ای کاملاً سازمان یافته ضروری به نظر می رسد. حسابداران باید با فرایند طراحی و توسعه سیستم ها آشنا شده و آن را بشناسند. مشارکت حسابداران در کلیه مراحل و فرآیندهای طراحی سیستم ضروری است. حسابداران در تجزیه و تحلیل نیازها و طراحی ها، در شناسایی نیازهای اطلاعاتی کاربران، طراحی سیستمی، طراحی فرهنگ داده ها و تدوین کنترل ها میتوانند مشارکت داشته باشند. طی مرحله اجرا نیز این حسابداران هستند که می‌توانند دقت و صحت عملکرد سیستم اطلاعاتی طراحی شده را آزمون کنند .همچنین حسابرسان نیز می توانند مشاوره هایی را به منظور در نظر گرفت تن کنترل های داخلی کارآمد و موثر به طراحان سیستم ها ارائه کنند علاوه بر اینها مشارکت حسابرسان در طراحی سیستم ها می تواند موجب قرار گرفتن برخی از تکنیک های حسابرسی در سیستم های اطلاعاتی رایانه‌ای شود قرار گرفتن این تکنیک ها در سیستم های طراحی شده می تواند در آینده به سازمان برای انجام حسابرسی های سیستم های اطلاعاتی و حسابرسی های مستمر کمک شایانی کند.

دلایل تغییر سیستم های اطلاعاتی مالی

فعالیت در دنیای رقابتی امروز الزامات خاصی را بر شرکت‌ها تحمیل می‌کند. شرکت ها به طور مداوم بر یافتن شیوه‌های جدید، سریع و قابل اتکا برای کسب اطلاعات نیازمندند. برای رفع این نیازها سیستم های اطلاعاتی باید متناسب با تغییر در نیازها اصلاح شوند. شرکت ها معمولاً به دلایل زیر سیستم های خود را تغییر می دهند:

• تغییر در نیازهای اطلاعاتی شرکت و کاربران

• تغییرات فناوری

• بهبود فرایندهای تجاری

• مزیت رقابتی

•  افزایش بهره‌وری 

• یکپارچه سازی سیستم ها

تغییر در نیازهای اطلاعاتی شرکت و کاربران: افزایش شرایط رقابتی، ایجاد قوانین و مقررات جدید، تغییر در ارتباطات میان سازمان ها همگی موجب تغییرات ساختاری در سازمانها میشود. در این شرایط ضروری است جهت تامین نیازهای کاربران سیستم ها تغییر یابند.

تغییرات فناوری: پیشرفت روز افزون فناوری اطلاعات موجب شده سازمان ها برای همسو کردن سیستم های خود با آخرین فناوری ها، از انگیزه لازم برای تغییر برخوردار باشند.

بهبود فرایندهای تجاری: در بسیاری از شرکت ها تغییر سیستم با هدف اصلاح فرایندهای ناکارآمد تجاری صورت می گیرد. برای مثال تغییر سیستم های مجزا به سیستم های یکپارچه رایانه‌ای برای حذف ناکارآمدی موجود در سیستم های مجزا صورت می گیرد.

مزیت رقابتی:گاه ایجاد تغییر در سیستم های اطلاعات برای شرکت ها مزایای رقابتی مهمی به همراه دارد. برای مثال دستیابی به تحلیل های مفید و کارآمد برای سرمایه گذاری می تواند انگیزه ای برای تغییر سیستم ها باشد.

افزایش بهره وری: استفاده از سیستم های اطلاعاتی جدید موجب افزایش بهره وری می شود. افزایش سرعت انجام کارها و کاهش نیاز به نیروی انسانی از جمله دلایلی است که موجب انجام سرمایه گذاری در فناوری اطلاعات می شود.

یکپارچه سازی سیستم ها: وجود سیستم های مجزا برای بخش‌های مختلف علاوه بر افزایش هزینه ها موجب ناکارآمدی در انجام کارها می شود. بنابراین برخی از شرکت ها با هدف یکپارچه سازی سیستم های خود اقدام سرمایه گذاری در فناوری اطلاعات می نمایند.

طراحی سیستم های اطلاعاتی مالی

طراحی یک سیستم اطلاعاتی مالی از شش مرحله تکرارپذیر تشکیل میشود. چرخه عمر توسعه سیستم، چگونگی پیشرفت سیستم اطلاعاتی را از آغاز به عنوان یک ایده، فرایند طراحی و سپس از بُعد عملیاتی توصیف می‌کند. طراحی سیستم اطلاعاتی در زمانی آغاز می‌شود که در نهایت در مرحله نگهداری و عملیات سیستم نیاز به طراحی دوباره سیستم اطلاعاتی احساس شود. در این صورت فرایند طراحی سیستم آغاز می شود.

افراد موثر بر چرخه توسعه سیستم

اجرا به کارگیری یک سیستم اطلاعاتی فرایند گسترده ای است و به نوعی همه افراد سازمان را تحت تاثیر قرار می دهد. افراد زیادی باید در طراحی و اجرای موفق یک سیستم اطلاعاتی مشارکت کنند.افراد موثر بر چرخه توسعه سیستم به شرح زیر می باشند:

• مدیریت 
• حسابداران
•  کمیته راهبری سیستم های اطلاعاتی حسابداری
•  تیم پروژه توسعه سیستم
•  تحلیلگران سیستم
•  برنامه‌نویسان رایانه‌ای
•  عوامل برون سازمانی

مدیریت: مدیریت سازمان نقش کلیدی در موفقیت و یا شکست پروژه طراحی و اجرای سیستم دارد، به طوری که عدم حمایت مدیریت میتواند اجرای موفق این پروژه را با تردید مواجه سازد. مهمترین نقش مدیریت ارشد، تشویق و حمایت از پروژه طراحی سیستم و هماهنگ کردن اهداف این پروژه با اهداف و استراتژی های سازمان است .همچنین تدوین اهداف سیستم اطلاعاتی، بررسی عملکرد و توانایی مدیریت سیستم اطلاعاتی و همچنین مشارکت در تصمیمات مهم مربوط به انتخاب و یا طراحی یک سیستم، از دیگر اقدامات مدیریت می باشد.

حسابداران: حسابداران به عنوان کاربران نهایی سیستم های اطلاعاتی حسابداری در تعیین نیازهای اطلاعاتی خود و الزامات آنها مشورت هایی را به طراحان سیستم ارائه می کنند .همچنین آنها ممکن است به عنوان یکی از اعضا در تیم توسعه سیستم و یا کمیته راهبری سیستم مشارکت داشته باشند. علاوه بر این ها نباید از مشارکت فعال حسابداران در طراحی کنترل های داخلی سیستم و بررسی و آزمایش سیستم به منظور آزمون صحت عملکرد سیستم طراحی شده غافل شد.

کمیته راهبری سیستم های اطلاعاتی حسابداری: گستردگی دامنه و حجم فعالیت های پروژه توسعه سیستم این ضرورت ایجاد می‌کند که تیمی متشکل از مدیران اجرایی به صورت مستقیم بر فرآیند طراحی و اجرای سیستم نظارت داشته باشند. بنابراین مسئولیت کمیته راهبری، برنامه‌ریزی و نظارت بر فرآیند های مختلف طراحی و اجرای سیستم است. تدوین سیاست‌ها و رویه‌های اداره سیستم، جلب همکاری مدیریت ارشد سازمان، ارائه مشاوره به سایر گروه ها و ایجاد هماهنگی و یکپارچگی بین فعالیت های مختلف از دیگر وظایف کمیته راهبری به منظور افزایش همسویی و کاهش تضاد بین بخش‌های مختلف است.

تیم پروژه توسعه سیستم:انجام پروژه توسعه سیستم بدون وجود گروهی از متخصصان سیستمها، مدیران، حسابداران، حسابرسان و کاربران نهایی امکان پذیر نیست‌. این تیم، مسئولیت برنامه ریزی پروژه و نظارت بر انجام به موقع، اثربخش و کارآمد پروژه را دارد. همچنین لازم است که این تیم وضعیت پروژه را در قالب گزارش هایی به اطلاع مدیریت ارشد و کمیته راهبری سیستم برساند.

تحلیلگران سیستم:طراحی سیستم جدید و تعیین مشخصات و ویژگی های برنامه رایانه‌ای بر عهده تحلیلگران سیستم است . تحلیلگران سیستم افرادی هستند که با شناخت نیازهای کاربران، توانایی تعیین الزامات طراحی سیستم را دارند.

عوامل برون سازمانی: افرادی مانند مشتریان، فروشندگان، حسابرسان مستقل و سازمان های دولتی از دیگر افراد موثر بر چرخه عمر توسعه سیستم ها هستند. نیازها و الزامات این افراد می‌تواند بر فرآیند طراحی و اجرای یک سیستم تاثیر بگذارد .برای مثال ممکن است قوانین جدید دولتی در رابطه با مالیات های جدید و یا نحوه محاسبه مالیات و یا حقوق و دستمزد بر فرایند طراحی سیستم اثر بگذارد.

چرخه توسعه سیستم های اطلاعاتی مالی

مرحله برنامه ریزی

اولین مرحله چرخه طراحی سیستم،برنامه ریزی است. انجام فرآیند طراحی و به کارگیری یک سیستم ، بدون وجود یک برنامه‌ریزی دقیق امکان پذیر نیست. انجام برنامه ریزی دقیق شرایطی را فراهم می کند که این اطمینان به وجود آید که اهداف کوتاه مدت و بلند مدت سیستم با استراتژی های کلی شرکت سازگاری دارد.همچنین با انجام برنامه‌ریزی می‌توان به افزایش کارایی در انجام کارها امید داشت. انجام برنامه ریزی به معنای حذف دوباره کاری ها و اتلاف منابع و در نهایت کاهش هزینه‌ها است. برنامه ریزی به مدیریت نیز این امکان را می‌دهد تا منابع مورد نیاز آینده را به آسانی و به شکل بهینه تامین کند. همچنین انجام برنامه ریزی، کارکنان را برای پذیرش تغییرات در آینده نزدیک آماده می‌کند.برنامه‌ریزی مناسب امری است که به نوعی در تمامی مراحل توسعه سیستم باید وجود داشته باشد و انجام نادرست این کار به معنای الزام به برگشتن به مراحل قبل به منظور انجام اصلاحات است. این بازگشت قطعاً هزینه های سنگینی را به سازمان تحمیل می کند و علاوه بر این نارضایتی و تضعیف روحیه کارمندان را در بر دارد که می‌تواند منجر به بروز مشکلات رفتاری در آنان شود.

انواع برنامه ریزی

برای انجام یک برنامه‌ریزی دقیق لازم است که دو نوع برنامه ریزی شامل برنامه ریزی پروژه توسعه سیستم و برنامه ریزی جامع انجام شود.برنامه پروژه توسعه سیستم زیربنای اصلی پروژه توسعه و طراحی سیستم است و توسط تیم پروژه طراحی میشود. برنامه مزبور شامل انجام تجزیه و تحلیل هزینه-منفعت پروژه توسعه سیستم و الزامات منابع انسانی، سخت افزار ، نرم افزار و منابع مالی و همچنین جدول زمانبندی برای انجام به موقع هر یک از مراحل توسعه سیستم است.منظور از برنامه جامع، برنامه ریزی بلند مدتی است که تمام ویژگی سیستم، چگونگی طراحی و توسعه سیستم و همچنین چگونگی رهبری و هدایت سیستم اطلاعاتی را مشخص میکند. این برنامه توسط کمیته راهبری سیستم‌های اطلاعاتی طراحی میشود . برنامه بلند مدت شامل تشریح اهداف کوتاه مدت و بلندمدت، رویکرد سازمانی به سیستم های اطلاعاتی،ارزیابی نقاط قوت و ضعف سیستم های موجود، وضعیت سیستم های در حال توسعه و اولویت‌های سازمان برای توسعه سیستم ها،جداول زمانبندی توسعه سیستم ها، پیش بینی نیازهای اطلاعاتی کاربران درون سازمانی و برون سازمانی و همچنین الزامات حسابرسی و کنترل است. این برنامه معمولاً برای یک افق سه ساله تنظیم می شود، البته بررسی ماهانه و سه ماهه این برنامه به منظور به هنگام کردن آن نیز ضروری است.

تکنیک های برنامه ریزی

 دو روش برای زمان بندی کردن و نظارت بر فعالیت های توسعه سیستم وجود دارد . روش اول تکنیک بررسی و ارزیابی برنامه، مستلزم این است که همه فعالیت های لازم برای توسعه سیستم و ارتباط بین آنها مشخص شود. فعالیت ها و ارتباط آنها برای طراحی نمودار تکنیک بررسی و ارزیابی برنامه مورد استفاده قرار می گیرد. نمودار مزبور شامل شبکه‌ای از گره‌ها و خط های فلش دار است و هر فلش نشان دهنده فعالیت های در حال اجرا بوده و گره ها نیز آغاز و پایان آنها را مشخص می کند .در این نمودار زمان مورد نیاز پروژه برآورد شده و مسیر بحرانی (مسیری که بیشترین زمان را نیاز دارد) تعیین می شود.

نمودار گانت،نموداری میله ای است که فعالیت های پروژه در سمت راست و زمان مورد نیاز هر فعالیت در سمت چپ آن نشان داده میشود. برای هر فعالیت یک نوار تقریبا پهن توخالی از زمان شروع فعالیت تا زمان پیش‌بینی شده برای پایان کشیده می شود که بیانگر زمان مورد انتظار اتمام پروژه است. پس از انجام هر فعالیت با توجه به زمان صرف شده برای آن نوار توخالی مربوط، پررنگ و تکمیل می شود. وضعیت اساسی نمودار گانت توانایی آن در نمایش کل یک پروژه بزرگ و پیچیده و کیفیت پیشرفت وضعیت آنها به صورت گرافیکی است. ایراد عمده نمودار گانت عدم ارائه ارتباطات بین فعالیت ها در یک پروژه می باشد.

امکان سنجی

 مطالعه امکان‌سنجی یک مطالعه مقدماتی است که در مرحله برنامه ریزی به منظور امکان سنجی ایجاد یک سیستم اطلاعاتی جدید، انجام می‌شود و در موارد ضروری در سایر مراحل چرخه توسعه سیستم مورد بازبینی قرار گرفته و به هنگام می شود. در این مطالعه نیازهای اطلاعاتی احتمالی کاربران، منابع مورد نیاز، هزینه‌ها، مزایا و امکان پذیری یک پروژه پیشنهادی تعیین می‌شود. 

در واقع بررسی مجموعه امکانات فنی، سازمانی، اقتصادی و عملیاتی برای ایجاد و بهبود سیستم اطلاعاتی و تحلیل توجیه‌پذیری انجام کار را امکان‌سنجی مینامند. در مرحله امکان سنجی ایجاد سیستم پیشنهادی از جنبه های مختلفی بررسی می‌شود. امکان پذیری طراحی سیستم از چهار جنبه زیر بررسی می شود: (چنانچه پس از انجام امکان سنجی های مختلف به این نتیجه برسیم که ایجاد سیستم امکان‌پذیر است، وارد مرحله دوم پروژه، یعنی تجزیه و تحلیل سیستم ها می شویم).

• امکان سنجی سازمانی
•  امکان سنجی اقتصادی
•  امکان سنجی فنی
•  امکان سنجی عملیاتی

امکان سنجی سازمانی: تمرکز امکان سنجی سازمانی بر چگونگی پشتیبانی سیستم پیشنهادی از اولویت های استراتژیک سازمان می باشد. برای مثال توسعه بازارهای فروش یکی از اولویت‌های سازمان است، ما باید در امکان سنجی سازمانی این موضوع را بررسی کنیم که آیا سیستم پیشنهاد شده می‌تواند ما را به این هدف برساند.

امکان سنجی اقتصادی: منافع حاصل از طراحی و اجرای یک سیستم باید بیشتر از هزینه های طراحی و به کارگیری آن باشد. در واقع در امکان سنجی اقتصادی، صرفه‌جویی‌های هزینه‌ای، افزایش درآمد، افزایش سود، کاهش سرمایه‌گذاری‌های لازم و سایر مزایای مورد انتظار بررسی می‌شود. معمولاً برآورد و اندازه گیری هزینه های سیستم کار چندان سختی نیست ولی برآورد مزایا و منافع حاصل از به کارگیری سیستم کار بسیار دشواری است زیرا بعضی از مزایا به صورت پنهان بوده و یا حتی پس از چندین سال و در بلندمدت آشکار نمی شوند. علاوه بر اینها برخی از منافع را نیز نمی‌توان با معیارهای مالی سنجید.

امکان سنجی فنی: امکان سنجی فنی نشان می دهد که آیا امکانات و تجهیزات قابل اتکایی برای برآورده سازی نیازهای سیستم پیشنهادی وجود دارد یا نه. منظور از تجهیزات در اینجا سخت افزارها، نرم افزارها، دانش مرتبط با شبکه ارتباطی بین واحدها و خدمات پشتیبانی مورد نیاز است.

امکان سنجی عملیاتی: تمایل و توانایی مدیریت نیروی انسانی دارای تجربه و تخصص لازم برای اجرا، استفاده و پشتیبانی از یک سیستم پیشنهادی را، امکان‌سنجی عملیاتی مینامند. باید توجه داشت که بدون حمایت مدیریت ارشد سازمان، موفقیت در طراحی سیستم اطلاعاتی با تردید مواجه هست .

تجزیه و تحلیل سیستم 

مرحله دوم از چرخه عمر توسعه سیستم،تجزیه و تحلیل سیستم ها است. به منظور ارائه سیستم هایی که تامین کننده نیازهای کاربران باشد باید مشخص گردد که این سیستم ها چگونه فعالیت کارکنان را مورد حمایت قرار می‌دهند. بسیاری از فعالیت‌های انجام شده در مرحله تجزیه و تحلیل سیستم ها، بسط و گسترش فعالیت‌های انجام شده در مرحله برنامه ریزی و امکان سنجی است. هرچند تحلیل سیستم ها یک مطالعه مقدماتی نیست، بلکه یک مطالعه عمقی در مورد نیاز های کاربران است. برای تشخیص دقیق نیاز کاربران، درک محیطی که کاربران در آن فعالیت می کنند دارای اهمیت است. مرحله تحلیل سیستم، زیربنای کار را مشخص می کند و نقشه لازم را به منظور طراحی سیستم فراهم می نماید.

ضرورت تحلیل سیستم ها

 طراحی و ایجاد یک سیستم اطلاعاتی فرآیندی پیچیده است. در بحث طراحی یک سیستم اطلاعاتی، سوال منطقی این است که کار را باید از کجا شروع کرد؟. پروژه معمولاً با درک نیاز آغاز می‌شود. به منظور طراحی سیستمی که بتواند نیازهای پردازشی داده ها و نیازهای اطلاعاتی کاربران را تامین کند، لازم است که این نیاز ها از زوایای مختلف مورد بررسی و تحلیل قرار گیرد. اطلاعات مربوط به نیازهای کاربران مختلف را می توان با استفاده از روش های مختلفی مانند مصاحبه و پرسشنامه گردآوری کرد.

در برخی از موارد، سیستم جاری که پس از چند سال ایجاد شده و تکامل یافته، می تواند سریعا نیازهای اطلاعاتی را پاسخ دهد. تجزیه و تحلیل نیازها شامل شناسایی نیازهای اطلاعاتی کاربران، مشخص کردن اهداف سیستم، دامنه سیستم و مواردی از این قبیل است. بنابراین به منظور طراحی یک سیستم اثر بخش، تحلیل سیستم ها از زوایای زیر ضرورت دارد:

• هدف سیستم
•  دامنه سیستم 
• اهمیت سیستم
•  درک منابع مورد نیاز
•  مشارکت کاربران
•  ارزیابی احتمال عملی شدن
•  تجزیه و تحلیل نیازمندی ها

هدف سیستم: تعریف اهداف سیستم ضرورت دارد، گاهی مشاهده می‌شود که سازمان‌ها سیستم‌های رایانه‌ای خود را فقط به واسطه پیشینه تاریخی آن فعال نگه داشته اند. حال آنکه ممکن است این سیستم غایت اصلی خود را در کسب اهداف از دست داده باشد. برای مثال استفاده از سیستم قدیمی که قادر به استفاده از فناوری های جدید نیست و کارایی لازم را در انجام فعالیت‌ها ندارد، دیگر توجیه پذیر نیست. هرچند شاید روزی این سیستم بسیار کارآمد بوده است اما امروز نیازهای کاربران را پوشش نمی دهد. کاربران سیستم در موقعیتی قرار ندارند که به تعیین و تعریف اهداف بپردازند و این از وظایف مدیران ارشد سازمان است که به تعریف و تبیین اهداف بپردازند.

دامنه سیستم: دامنه سیستم گستره و موارد تحت پوشش یک سیستم را معین می سازد. دامنه سیستم به تفکیک و درک حدود وظایف کاربرانی که از سیستم استفاده می‌کنند و همچنین شناسایی ورودی ها و خروجی های سیستم های مختلف موثر است.

 اهمیت سیستم: درک افراد از اهمیت سیستم به طراحی سیستم کارآمد تر کمک میکند. طراحان باید از اهمیت سیستم در پردازش اطلاعات سازمان و اینکه تا چه حد حفظ منابع مالی سازمان وابسته به کارایی عملکرد این سیستم است، آگاهی داشته باشند. این موضوع می‌تواند موجب افزایش دقت طراحان سیستم در طراحی شود.

درک منابع مورد نیاز: این تحلیل به تعیین منابع مورد نیاز کمک می کند. این منابع ممکن است سخت افزار یا نرم افزار باشند،بنابراین اگر منابع دیگری لازم باشد این امر به معنای لزوم سرمایه گذاری در منابع جدید است.

مشارکت کاربران: مشارکت کاربران در امر طراحی و دریافت نظرات افراد برای طراحی سیستم می تواند در حذف مقاومت افراد در برابر پیشرفت های جدید موثر باشد.

ارزیابی احتمال عملی شدن: تحلیل سیستم به ما کمک می‌کند تا از جوانب مختلف امکان عملی شدن سیستم را فراهم کنیم. امکانات فنی، اقتصادی و عملیاتی باید به منظور طراحی سیستم تامین شود. در برخی موارد، طراحی و اجرای سیستم ها از نظر اقتصادی و فنی عملی هستند ولی از نظر عملیاتی غیرقابل اجرا. ارزیابی چنین احتمالاتی می تواند موجب صرفه جویی در سرمایه‌گذاری‌ها و زمان طراحی شود.

تجزیه و تحلیل نیازمندی ها: انجام این گونه تجزیه و تحلیل ها حساس ترین و در عین حال دشوارترین کار تیم طراحی است. شما به عنوان حسابدار باید با کمک تحلیل گران سیستم های اطلاعاتی و سایر کاربران، نیازهای اطلاعاتی بخش های مختلف را تعیین کنید. قالب بندی، حجم و زمان لازم برای پاسخگویی کاربران باید تعیین شود، در نهایت تیم طراحی باید تلاش کند تا نیازمندیهای وظیفه ای سیستم را تعیین کند.منظور از نیازمندی‌های وظیفه ای، الزامات پردازش، چگونگی ذخیره سازی اطلاعات، الزامات کنترلی و مواردی از این دست می باشد.