سیستم های اطلاعاتی حسابداری
طبقه بندی سیستم های اطلاعاتی بر اساس سطوح سازمان
در علوم سازمانی سلسله مراتب سازمان به هرمی تشبیه میشود که مدیران ارشد در نوک هرم و مدیران اجرایی در سطوح پایین هرم قرار دارند. در این هرم سازمان به سطوح مدیران ارشد ، مدیران میانی و مدیران اجرایی تقسیم شده است . باید در نظر داشت که هرکدام از این سطوح سازمانی دارای مجموعه ای از سیستمهای اطلاعاتی هستند که با توجه به وظایف آن سطح از آن استفاده میکنند.
انواع سیستم های اطلاعاتی حسابداری بر اساس سطوح سازمانی به شرح زیر است :
- -سیستم های اطلاعاتی سطح استراتژیک یا مدیران ارشد
- – سیستم های اطلاعاتی سطح میانی یا مدیران میانی
- – سیستم های سطح عملیاتی و مدیران اجرایی
سیستم های اطلاعاتی سطح استراتژیک یا مدیران ارشد ( Executive Information System) :
اکثر سیستم های پشتیبان تصمیم گیری برای حمایت از کار متخصصین،طراحان، تحلیلگران و محققین به کار می‌رود زیرا این سیستم ها قادر به تامین نیاز های اولیه مدیران ارشد نیستند . سیستم های اطلاعاتی مدیران ارشد به مدیران کمک میکند تا بر مشکلات فرصتها و یا روند ها متمرکز شوند. همچنین مدیران ارشد را در تدوین برنامه ریزی استراتژیک کمک میکند.
در واقع سیستم اطلاعاتی مدیران ارشد سیستم رایانه‌ای است که نیازهای مدیران ارشد را از طریق دسترسی به اطلاعات مرتبط داخلی و خارجی برآورده میکند. این اطلاعات معمولاً اطلاعات تلخیص و تلفیق شده از منابع مختلف است که صرفا جهت تامین نیازهای مدیران ارشد به کار میروند.
سیستم های اطلاعاتی سطح مدیران میانی (Management Information System -MIS):
این سیستم ها که سیستم های تاکتیکی نیز نامیده میشود فعالیت های مدیران میانی مانند برنامه ریزی کوتاه مدت، سازماندهی و کنترل را پشتیبانی میکند. همچنین از این سیستم ها برای خلاصه کردن داده ها و تهیه گزارش از آنها استفاده میشود .علاوه بر این مدیران میانی علاقه مند به دریافت پاسخ های سریع برای سوالات خود میباشند که سیستم های اطلاعاتی مدیریت، خود قادر به انجام آن هستند.
سیستم های اطلاعاتی مدیریت گسترده تر از سیستم های عملیاتی است و از اطلاعات برون سازمانی نیز استفاده میکنند، لیکن همانند آنها بیشتر از منابع اطلاعاتی داخل سازمان استفاده میکنند.
سیستم های سطح عملیاتی و مدیران اجرایی (Operational Level System):
سیستم ها با فعالیت های روزمره یک سازمان مانند گماردن کارکنان در جایگاه های مورد نظر و ثبتهای ساعاتی که آنها فعالیت میکنند یا انجام سفارش های خرید و مواردی از این دست در ارتباط میباشند. فعالیتهای عملیاتی، طبیعتی کوتاه مدت دارند. سیستم های اطلاعاتی که این گونه فعالیت ها را پشتیبانی میکند عمدتا سیستم های پردازش عملیات هستند. سیستم های عملیاتی را سرپرستان خطوط تولید، سر کارگران و کارکنان اداری مورد استفاده قرار می‌دهند.
چرا باید سیستم های اطلاعاتی حسابداری را مطالعه کنیم؟
مطالعه سیستم های اطلاعاتی حسابداری برای همه حسابداران بسیار با اهمیت است. قبل از رایانه ای شدن پردازشگری،سیستم های حسابداری از فناوری های دستی استفاده می کردند که درک آن بسیار آسان بود ولی رایانه های کوچک،استفاده از رایانه را حتی در سازمان های کوچک عملی کرد. از آنجا که امروز همه سازمان‌ها از رایانه برای پردازش گری داده ها استفاده میکنند، نه تنها درک فرآیند مفهومی، بلکه درک فناوری مورد استفاده در آن نیز ضروری است.
حسابداران به سه شیوه از سیستم های حسابداری رایانه ای استفاده می کند. حسابرسان باید بدانند که چگونه سیستمهای بر مبنای رایانه را رسیدگی کنند و چگونه روشهای حسابرسی را با استفاده از آنها برنامه ریزی و اجرا کنند. حسابداران مدیریت روزانه با سیستمهای رایانه‌ای کار سر و کار دارند و به منظور ایجاد سیستم جدید در تیم های طراحی پروژه شرکت میکنند. بسیاری از دانشجویان حسابداری نیز مشاور مدیریت یا تحلیلگر سیستم ها می شوند. این حسابداران برای آماده سازی سیستم های جدید حسابداری به طور تمام وقت کار می کنند.
حوزه سیستم های حسابداری مالی محدود هستند. این سیستم ها برای گزارشگری باید مطابق اصول پذیرفته شده حسابداری باشند و باید شش مرحله چرخه حسابداری را اجرا کنند.
سیستم های حسابداری مالی که رویدادها را در دفتر روزنامه ثبت و به دفتر کل منتقل میکنند، سیستمهای پردازش رویدادها هستند .در تعریفی گسترده، سیستم های اطلاعاتی حسابداری گزارش‌ها را برای مدیریت داخلی نیز تهیه میکنند .
چرخه حسابداری، فرآیندی مستقل از فناوری است. هدف از مطالعه سیستم های اطلاعاتی حسابداری، یادگیری و فهم چگونگی فرایند های حسابداری با استفاده از فناوری رایانه است.
جریان اطلاعات در سیستم های اطلاعاتی حسابداری به چه شکل است ؟
سیستم های اطلاعاتی حسابداری رویدادها را شناسایی،ثبت، تلخیص و اطلاعات حسابداری را گزارش می کنند. این رشته از فعالیت ها،جریان داده ها و اطلاعات را به وجود می‌آورد. کسانی که این اطلاعات را دریافت می کنند، اشخاصی هستند که در درون یا برون سازمان هستند آنها از این اطلاعات به منظور سرمایه‌گذاری یا مدیریت استفاده می کنند.
در سیستم های اطلاعاتی حسابداری مدیریت، اطلاعات در دو مسیر جریان دارد.جریان از بالا به پایین از رویدادهایی شروع میشود که در سطح مدیریت ارشد سازمان اتفاق می‌افتند .سیستم ها این رویدادها را ثبت و تلخیص میکنند و در نهایت آنها را به کارمندان سطوح پایین‌تر گزارش میکنند. سیستم های اطلاعاتی حسابداری، هنگامی که رویدادها در سطوح پایین تر اتفاق می افتند، جریان از پایین به بالا را فراهم می‌آورند. این رویدادها ثبت، تلخیص و به مدیریت ارشد گزارش میشود. سیستمهای گزارشگری مسئولیت و بودجه‌ای این جریان ها را فراهم می آورند.
جریان اطلاعاتی از بالا به پایین
سیستم بودجه ای سازمان، جریان اطلاعات از بالا به پایین را فراهم می‌آورد. این سیستم اطلاعاتی حسابداری،بودجه های ادواری را تهیه میکند که بیان مقداری طرح‌ها و برنامه‌های سازمان برای دوره بودجه بعدی را در اختیار مدیران می گذارد. بودجه با برقراری و هماهنگ کردن اهداف قابل اندازه گیری برای بخش‌های مختلف سازمان، در دستیابی به اهداف کلی به سازمان کمک میکند.
یک سیستم بودجه کارا برای اجرا در چارچوب ساختار سازمانی طراحی میشود. این موضوع نیازمند آن است که مدیریت ارشد سیاست های مربوط به اهداف سازمان را تدوین، آنها را از طریق بیانیه سیاست ها گزارش و اهداف عملکردی را برای سازمان تنظیم کند.
بیانیه سیاست های سازمان در سیستم های اطلاعاتی حسابداری
سیاست های سازمان، انتظارات مدیریت ارشد در رابطه با رفتار کارکنان سازمان را مشخص میکند. این سیاست‌ها، رهنمودهایی را برای کارکنان درباره چگونگی انجام دادن وظایف خاص فراهم می آورد که در شرح وظایف بیان شده است. برای اینکه سیاست‌های سازمان موثر باشند باید جامع و قابل اجرا باشد. یکی از بیانیه های مرسوم سیاست، آیین رفتار حرفه‌ای است که سندی توضیحی از استانداردهای اخلاقی است که از کارکنان انتظار می‌رود از آنها پیروی کنند.
جریان اطلاعاتی از پایین به بالا
جریان‌های اطلاعاتی از پایین به بالا با رویدادهایی شروع می شود که در سطوح پایین ساختار سازمانی رخ می‌دهند. سیستمی که این رویدادها را ثبت،پردازش و به مدیران سطح بالا گزارش میکند سیستم گزارشگری مسئولیت نامیده میشود. شرکت‌ها اغلب سیستم هایی را به کار می برند که هم برای بودجه بندی عملکرد و هم برای گزارشگری مسئولیت مفید واقع میشود. در این موارد، آنها سیستم های حسابداری سنجش مسئولیت را خواهند داشت.
سیستمهای گزارشگری مسئولیت سنجه های عملکرد در هر یک از بخش های سازمان را ثبت میکنند. این سنجه ها ممکن است پولی باشند مانند مقادیر ریالی درآمدها یا هزینه ها، یا ممکن است آماری باشند مانند ساعت کاری یا واحدهای تولید شده.
در سیستم حسابداری سنجش مسئولیت، در گزارش‌ها،این سنجه‌های عملکرد با اهداف عملکرد تعیین شده توسط سیستم بودجه بندی مقایسه می شود. سپس سازمان، مدیران را از طریق مقایسه عملکرد واقعی آنان با اهداف بودجه‌ای،مورد ارزیابی قرار می دهد.
خلاصه سیستم های اطلاعاتی حسابداری
- سیستم اطلاعاتی حسابداری مدیریت هر دو جریان اطلاعاتی از بالا به پایین و از پایین به بالا را فراهم می آورد.
- چارت های سازمانی و بیانیه های سیاست و سیستمهای بودجه بندی عملکرد، جریان از بالا و پایین را فراهم می آورند.
- سیستمهای گزارشگری مسئولیت، معیارهای عملکرد را در هر سطحی از سازمان ثبت می کنند و آنها را در گزارش به مدیران سطح بالاتر خلاصه می کنند. این موضوع جریان اطلاعاتی از پایین به بالا را فراهم می آورد.
- یک سیستم اطلاعاتی حسابداری که هم بودجه بندی عملکرد و هم گزارشگری مسئولیت را فراهم می‌آورد «سیستم حسابداری سنجش مسئولیت» نامیده می شود. این سیستم با استفاده از فهرست جداگانه حساب ها برای هر مرکز مسئولیت، گزارش های عملکرد را تهیه میکند که در آنها عملکرد واقعی و بودجه ای افشا میشود. همچنین سیستم های حسابداری سنجش مسئولیت،اطلاعاتی را برای گزارشگری مالی تهیه می کنند که مطابق اصول پذیرفته شده حسابداری است، ولی حسابداری سنجش مسئولیت،فقط در سیستم هایی بر مبنای رایانه عملی است.