استقرار سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP)

استقرار سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP) به چه معناست؟

در ابتدا به توضیحی مختصر در مورد نیازهای اطلاعاتی سازمان میپردازیم.هر سازمانی موظف است به منظور تحقق اهداف پیش بینی شده خود، پیش از هر اقدامی نیازهای اطلاعاتی خود را تامین نماید.
هیچ سازمانی بدون داشتن اطلاعات کافی، مناسب و به موقع، قادر به تصمیم‌گیری نبوده و نمی‌تواند اهداف خود را به مرحله اجرا در آورد.
راه های مختلفی برای تامین اطلاعات در سازمان ها وجود دارد که می‌توان آنها را به سه دسته کلی زیر تقسیم بندی نمود:

• جمع آوری داده ها و اطلاعات موجود با استفاده از روش‌هایی مانند مصاحبه، پرسشنامه، آزمایش و غیره که هر کدام در شرایط خاص مورد استفاده قرار می گیرد.
• ارتباطات و متغیرهای اطلاعاتی مانند نتایج گفت و گو، بررسی انعکاس تصمیمات و غیره.
• تولید اطلاعات جدید که شامل روشهای مانند تحلیل پژوهش، شبیه سازی و پردازش اطلاعات می باشد.

از میان روش های ذکر شده، این پردازش اطلاعات است که از اهمیت و جایگاه ویژه‌ای برخوردار است،زیرا با استفاده از این روش، حجم عظیمی از داده‌ها و اطلاعات که به شکل خام و به طور مستقیم قابلیت استفاده در تصمیم گیری ها در سازمان را ندارند ،طی فرایندی برنامه ریزی شده، تبدیل به نوع جدیدی از اطلاعات می شوند که مطابق با نیازهای سازمان بوده و مورد استفاده قرار می گیرند.
یکی از مشکلات عصر ما، زیادی حجم اطلاعات است و فرصت تحلیل دقیق آنها کم می‌باشد. بنابراین تصمیمات با اشتباهات خطرناکی توام شده اند.با توجه به این حجم عظیم اطلاعات،سیستم های دستی قادر به پردازش و فراهم کردن به موقع اطلاعات مورد نیاز استفاده کنندگان نمی باشند. اما امروزه فناوری های جدید، پردازش حجم عظیمی از داده ها و اطلاعات را با سرعت بالا امکان پذیر ساخته است.
سرعت پردازش به خصوص وقتی که حجم زیادی از عملیات اجرایی اتفاق می افتد، بسیار مهم است. بنابراین با توجه به لزوم هماهنگی سازمان ها با تغییرات محیطی و انجام سریع پردازش‌ها، سیستم های اطلاعاتی حسابداری باید به گونه‌ای طراحی شوند تا قادر به پردازش سریع داده ها و فراهم کردن اطلاعات مورد نیاز در کمترین زمان ممکن و با بالاترین کارایی باشند.
می‌توان نتیجه گرفت که طراحی مناسب یک سیستم اطلاعاتی حسابداری، نقش مهمی در حفظ و افزایش منابع اقتصادی شرکت دارد.

بخش1- چرخه پردازش اطلاعات

تعریف پردازش اطلاعات

پردازش اطلاعات به فرایند یا روی هم می گویند که به وسیله آن داده های خام با یک سلسله از عملیات خاص تبدیل به اطلاعات و نتایج می‌شوند که به طور مستقیم در تحقق اهداف یک سیستم و یا یک سازمان مورد استفاده قرار می گیرد روش های پردازش اطلاعات به تبع اهداف برنامه ها و کاربردهای هر سیستم تغییر میکند محتوا و نتایج حاصل از پردازش را بر اساس نیازها و انتظارات سیستم های پیش بینی و تنظیم میشوند.

جایگاه پردازش اطلاعات در سیستم های اطلاعاتی حسابداری

پردازش اطلاعات، بخش اساسی یا به عبارتی موتور حرکتی سیستم اطلاعاتی حسابداری به شمار می‌رود. هدف اصلی و نهایی کلیه سیستم های اطلاعاتی تولید و تامین اطلاعات مورد نیاز بخش های مختلف است. بنابراین بدون پردازش اطلاعات هیچگونه سیستم اطلاعاتی کارآمد و موثر قادر به ادامه حیات نبوده و در نهایت ارزش خود را از دست می‌دهد به طور کلی هر سیستم اطلاعاتی حداقل از سه سیستم جانبی تشکیل شده است که عبارتند از:

• سیستم ذخیره سازی اطلاعات (Information Storing System _ISS):
• حافظه های رایانه‌ای و سازماندهی فایل ها در قالب پایگاه های داده.
• سیستم پردازش اطلاعات (Information Processing System _IPS):
• برنامه هایی کاربردی برای محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان، بهای تمام شده محصولات و غیره.
• سیستم بازیابی اطلاعات (Information Retrieving System _IRS):
• موتورهای جستجو یا کاوشگر هایی که بخش های مهمی از پایگاه داده ها را جستجو می کنند.

‌ بخش ۲- سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان

با استفاده از فناوری اطلاعات سازمان ها قادرند وظایف مختلف طراحی، تولید و خدمات پس از فروش را به طور همزمان و در نقاط مختلف دنیا انجام دهند و در هر زمان، اطلاعات لازم و مورد نیاز خود را به صورت جداگانه دریافت کنند.
برای پیاده‌سازی چنین مکانیزمی استفاده از سیستمهای یکپارچه که قادر باشند تمامی واحدهای سازمان از قبیل :مالی، انبار، اداری و غیره را تحت کنترل داشته باشند ضروری است‌.

به چنین سیستمی که به عنوان یکی از فناوری های اطلاعاتی در سازمان ها به شمار می رود و وظیفه برنامه ریزی منابع سازمانی را به عهده دارد سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی (Enterprise Resource Planning _ERP) گفته می شود. این سیستم از یک بانک اطلاعاتی واحد تشکیل شده و همه ی بخش های سازمان از اطلاعات واحد موجود در این بانک اطلاعات به طور مشترک استفاده می کنند.
منظور از یکپارچگی در این نرم افزارها، استفاده مشترک دو یا تعداد بیشتری از برنامه های کاربردی موجود در این سیستم ها از اطلاعات یکسان می باشد و کاربران سیستم ها این اطلاعات یکسان را همواره در همه این برنامه ها مشاهده و مورد استفاده قرار می دهند.

در روند تکاملی این سیستمها در حال حاضر قابلیت های ویژه ای به آنها افزوده شده است از جمله: مدیریت ارتباط با مشتری (Customer Relationship Management _CRM) که به یک شرکت در مدیریت و نحوه ارتباط با مشتریان کمک می کند.

سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP) پایگاه اطلاعاتی در مورد مشتریان ایجاد می‌کند و در آنها چگونگی ارتباطات را با جزئیات کافی مشخص می کند به گونه ای که مدیریت، مسئولین فروش و حتی مشتریان به داده ها دسترسی داشته باشند.

از دیگر ویژگی‌های ممتاز سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP) امکان استفاده از تجارت الکترونیک می باشد. تجارت الکترونیک بین عوامل درونی و بیرونی یک سازمان ارتباط برقرار می کند. عوامل بیرونی شامل تامین کنندگان و مشتریان و عوامل درونی شامل کارمندان می باشد.

تعاریف بسیاری در زمینه سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی ارائه شده است اما نکته قابل توجه آن است که تمامی تعاریف یک هدف مشترک را دنبال می‌کنند و آن یکپارچگی و جریان اطلاعات بین بخش‌های مختلف سازمان مانند منابع مالی منابع انسانی زنجیره عرضه و مدیریت مشتری است خروجی تمامی این بخش ها بخش مالی است که در واقع قلب این نرم افزار یکپارچه خوانده می شود.
در یک تعریف ساده سیستم های برنامه ریزی منابع بنگاه سیستمی از فرایندها قواعد و الگوریتم‌های یکپارچه است که برای انجام اعمال تکراری و مداوم استفاده می شود عنوان سیستم برنامه ریزی منابع بنگاهی اصطلاح عام برای سیستم‌های نرم‌افزاری محاسباتی یکپارچه است که شامل مجموعه‌ای از برنامه های کاربردی کسب و کار برای انجام عملیات حسابداری کنترل موجودی پشتیبانی و غیره می باشد در تعریف جامع سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی را می توان سیستمی دانست که با بهره گیری از مفاهیمی نظیر مهندسی مجدد فرآیندها و یکپارچه سازی سیستم این نتایج را برای سازمان به همراه دارد:

• بهبود زنجیره تامین مواد و منابع
• کاهش موجودی ها
• حذف اقدامات تکراری
• کاهش زمان تولید
• افزایش انعطاف‌پذیری و بهینه سازی تولید

اجزای تشکیل دهنده سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)

هسته اصلی سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP) بخش نرم افزاری آن است که شامل تعدادی ریز برنامه (ماژول) کاربردی می باشد و هر شرکت بنا بر نیاز خود از این ریز برنامه ها استفاده می نماید. هر یک از ماژول ها، فعالیت های عملیاتی بخشی از سازمان را مکانیزه می نماید. نکته مهم این است که همه این ماژول ها با یکدیگر مرتبط بوده و از انسجام خاصی برخوردارند.

به طور کلی انواع این ماژول ها را می‌توان به صورت زیر برشمرد:

• حسابداری مالی
• کنترل
• مدیریت دارایی ها
• سیستم پروژه
• سیستم جریان کار
• راه حل های صنعتی
• منابع انسانی
• سیستم نگهداری شرکت
• مدیریت مواد
• مدیریت کیفیت
• برنامه ریزی تولید
• فروش و توزیع

حسابداری مالی

سیستمی است برای گزارش دهی مربوط به دفاتر کل حساب های دریافتنی و پرداختنی و سایر موارد مربوط به سیستم حسابداری و نگهداری حسابها.

کنترل

برای نگهداری جریان درآمدها و هزینه ها در یک شرکت استفاده می‌شود و به عنوان یک ابزار مدیریتی برای تصمیم گیری های سازمانی کاربرد دارد.

مدیریت دارایی ها

سیستمی است که برای نگهداری اطلاعات مربوط به دارایی ها از جمله خرید،فروش و استهلاک کاربرد دارد.

سیستم پروژه

این سیستم جهت برنامه ریزی، کنترل و نظارت بر پروژه های پیچیده و بلندمدت و دارای اهداف مشخص کاربرد دارد.

سیستم جریان کار

سیستمی است برای ارتباط ماژول های کاربردی برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP) با ابزار،خدمات و فناوری های مختلف دیگر.

راه حل های صنعتی

سیستمی است که ماژول های کاربردی سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP) را با برنامه های کاربردی دیگر که خاص برخی از صنایع از جمله نفت، گاز، دارویی و بانکداری نوشته شده است ترکیب می کند.

منابع انسانی

سیستمی است کاملاً یکپارچه که برای پشتیبانی و برنامه ریزی فعالیت های کارکنان در شرکت ها کاربرد دارد.

سیستم نگهداری شرکت

این سیستم وظیفه برنامه ریزی نیازمندیهای مربوط به نگهداری از ماشین آلات و سایر امکانات موجود در شرکت ها به خصوص شرکت‌های تولیدی را بر عهده دارد.

مدیریت مواد

این سیستم وظایف مربوط به تدارکات و انبار مواد، سفارش مجدد و غیره را بر عهده دارد.

مدیریت کیفیت

یک سیستم اطلاعاتی و کنترل، کیفی است که برنامه ریزی کیفیت بازرسی و کنترل تدارکات و تولید را بر عهده دارد.

برنامه ریزی تولید

برای برنامه ریزی و کنترل فعالیت های تولیدی یک شرکت کاربرد دارد.

فروش و توزیع

این سیستم بهینه سازی همه وظایف مربوط به فروش ارسال و صدور صورتحساب را در بر میگیرد.

استفاده از سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP) موجبات افزایش کارایی و اثربخشی را برای شرکت های مختلف ایجاد می کند. هرچند پیاده سازی این سیستم ها کار پیچیده و سختی است اما مزایای بسیاری را بخصوص برای شرکت های بزرگ دارا می باشد .