چرخه درآمد _ بخش 2

چرخه درآمد؛ فروش و دریافت های نقدی

در مقاله پیشین به توضیحاتی پیرامون چرخه درآمد و فعالیت ثبت سفارش فروش (یکی از چهار فعالیت اصلی تجاری در چرخه درآمد)،مراحل مرتبط با ثبت سفارش و تهدیدها و کنترلهای آن پرداختیم.در این بخش به ادامه مراحل مرتبط با ثبت سفارش فروش میپردازیم و در مقاله بعدی در مورد فعالیت دوم مرتبط با چرخه درآمد یعنی حمل کالا صحبت خواهیم کرد.

تصویب اعتبار مشتری

انجام فروش های اعتباری (نسیه) مستلزم تصویب یک مقام مجاز در شرکت میباشد. این کار معمولا توسط دایره اعتبارات صورت می‌گیرد.دایره اعتبارات باید قبل از انجام هر گونه اقدامی بر روی سفارش های مشتریان، وضعیت اعتباری مشتری را تعیین نماید.

 این دایره توسط مدیری اداره می‌شود که زیر نظر معاون مالی شرکت و یا خزانه دار، فعالیت می‌کند. دایره اعتبارات با بررسی و تجزیه و تحلیل صورتهای مالی، بررسی فایل اصلی مشتری برای شناخت وضعیت حساب موجود و سابقه مشتری در فروش های نسیه قبلی، سقف اعتبار مشتری را تعیین مینماید.  تعیین سقف اعتبار مشتری به صورت صحیح و کارآمد، نیازمند وجود فایل اصلی صحیح و به هنگام مشتری می باشد.

تهدیدها و کنترل های تصویب اعتبار مشتری

یکی از تهدیدهایی که در مرحله تصویب اعتبار مشتریان ممکن است رخ دهد، فروش به مشتریان با اعتبار نامطلوب است. انجام فروش هایی که بعداً شرکت نتواند بهای آن را وصول نماید تهدیدی است که آینده شرکت را با خطر مواجه می سازد. به همین دلیل دایره اعتبارات باید قبل از انجام هر گونه اقدامی بر روی سفارش های مشتریان، وضعیت اعتباری مشتری را تعیین نماید.

در مورد مشتریان جدید، تایید و ایجاد اعتبار برای مشتری باید توسط فردی مستقل از دریافت سفارش انجام شود. معمولاً این کار توسط مدیر دایره اعتبارات انجام می‌شود.

 انجام فروش به مشتریان بدون اعتبار و مشتریان جدید باید بر اساس مجوز های ویژه‌ای صورت گیرد.عدم وجود چنین مجوزهایی، شرایط بروز تهدید غیر قابل وصول شدن حسابهای دریافتنی که بقای شرکت را تحت تاثیر قرار می دهد را ایجاد می‌کند.بنابراین تفکیک وظایف دریافت سفارش از وظیفه تایید اعتبار مشتری بسیار اهمیت دارد.

یکی از راه های کاهش احتمال وصول نشدن حسابهای دریافتنی، استفاده از گزارش های تحلیلی است .همچنین استفاده از جدول سنی حسابهای دریافتنی، در تحلیل عملکرد مشتریان و شرایط اعتباری آتی آنها به دایره اعتبارات شرکت کمک می کند.

بدون تحلیل دقیق عملکرد مشتریان در بازپرداخت بدهی هایشان، شرکت با خطر وصول نشدن حسابهای دریافتنی مواجه می‌شود. بنابراین ضروری است برای جلوگیری از چنین تهدیدی، قبل از تصویب اعتباری مشتریان، بررسی‌های لازم در این رابطه صورت گیرد.

بررسی موجودی کالای انبار

به منظور انجام یک سفارش،موجودی انبار باید از نظر تعداد بررسی شود و در صورت وجود کالای مورد درخواست در انبار،به دایره حمل کالا ارسال شود.

 وجود سیستم ثبت دائمی و دقیق موجودی کالا،دارای اهمیت زیادی می باشد زیرا هرگونه اشتباه در موجودی انبار و به روز نبودن آن،موجب تاخیر در تحویل کالا و نارضایتی مشتری میگردد.

 انباردار تنها زمانی کالای موضوع یک سفارش را به دایره حمل و ارسال کالا تحویل می دهد که سفارش فروش به تصویب دایره اعتبارات رسیده باشد.

در صورت وجود کالای مورد درخواست در انبار و انجام سفارش، به دایره حمل کالا و صدور صورتحساب اطلاع داده می شود. چنانچه موجودی انبار برای تحویل سفارش مشتری کافی نباشد یک سفارش فاقد موجودی(Back Order)برای آن صادر می شود تا این کالاها تولید و یا خریداری شود.

 در شرکت های تولیدی، این موضوع نیازمند اطلاع دادن به دایره تولید برای تولید کالای درخواست شده است و در شرکت‌های خرده‌فروشی،دایره خرید باید کالای درخواستی را خریداری نمایند.

با استفاده از فناوری جدید شناسایی خودکار از طریق امواج رادیویی (RFID) در انبارها، هرگونه ورود و خروج کالا از انبار به دقت ثبت می شود و این موضوع باعث ایجاد یک فایل دقیق اطلاعات موجودی کالا می شود.

همچنین استفاده از رایانه های قابل حمل،رایانه های قلمی و تبلت ها توسط کارمندان فروش،شرایطی را فراهم کرده که کارکنان به سرعت اطلاعات فروش را ثبت نمایند و به این ترتیب موجودی کالاهای انبار در کوتاه ترین زمان ممکن به روز می شود.

تهدیدها و کنترل های بررسی موجودی کالای انبار

وجود سیستم های غیر یکپارچه و عدم ثبت دقیق سفارش ها،فروش انجام شده می‌تواند موجب اطلاعات اشتباه درباره تعداد موجودی های در دسترس شود.بنابراین کمبود یا مازاد موجودی کالا،تهدیدی است که در این مرحله با آن مواجه می‌شویم.

 عدم اطلاعات دقیق در مورد تعداد موجودی های در دسترس می تواند سبب طولانی شدن فرآیند تایید سفارش و نارضایتی مشتریان و حتی از دست دادن مشتری شود. همچنین وجود مازاد موجودی کالا در انبار،هزینه های سنگین انبارداری و نگهداری کالا ها را به سازمان تحمیل می‌کند و حتی شرایطی را ایجاد می کند که سازمان مجبور شود کالاهای خود را زیر قیمت بفروشد.

وجود یک سیستم دائمی این امکان را فراهم می‌کند تا مسئولین شرکت قادر باشند هر لحظه از زمان از میزان واقعی موجودی در انبار مطلع شوند.چنین سیستمی علاوه بر برنامه ریزی موثر تر،سرعت پاسخگویی به مشتریان را افزایش می دهد و موجب رضایت آنان می گردد.

بارکد و شناسایی از طریق امواج رادیویی (RFID) دو فناوری جدیدی هستند که امروز در ثبت دقیق ورود و خروج کالا به انبار به کمک انبار داران آمده اند.هرچند مشکلی که در بارکد وجود دارد آن است که ممکن است کارمند تنها یک قلم از کالاها را مورد پویش قرار داده و تعداد کلی آنها را به صورت دستی وارد نماید.در این حالت ممکن است اشتباهی در ورود تعداد کالاها رخ دهد.

 با استفاده از روش شناسایی کالاها از طریق امواج رادیویی، شاهد بروز چنین اشتباه هایی نخواهیم بود.

آموزش کارمندان دایره ثبت سفارش نیز می تواند از بروز بسیاری از تهدیدهای بالقوه این مرحله جلوگیری نماید. برای مثال آموزش کارمندان درباره چگونگی ثبت صحیح کالاهای برگشتی و یا چگونگی استفاده از دستگاه های شناسایی امواج رادیویی دارای اهمیت است.

شمارش دوره‌ای موجودی واقعی کالاهای در انبار و مقایسه آن با مانده دفاتر می تواند از تهدید کسری و اضافی انبار که منجر به تصمیمات اشتباه می‌شود جلوگیری نماید.چنانچه در شرکت از فناوری شناسایی از طریق امواج رادیویی استفاده شود،کار شمارش فیزیکی موجودی های واقعی بسیار ساده می شود، ضمن اینکه می توان این شماره ها را به صورت متناوب در طی سال انجام داد.

استفاده از گزارش‌های پیش بینی فروش، ابزار دیگری برای جلوگیری از تهدید کمبود و مازاد موجودی کالای انبار است. در این زمینه حسابداران می توانند با تهیه گزارش های مناسب برای پیش بینی برنامه فروش های آتی به مدیران به منظور برنامه ریزی خرید میزان مناسب موجودی کالا، کمک قابل توجهی کنند.

همچنین استفاده از سیستم های هوشمند و شبکه های عصبی مصنوعی می‌تواند در زمینه پیش بینی فروش و ارائه راهنمایی های مناسب به مدیران، کمک مناسبی ارائه نماید.

پاسخ به درخواست اطلاعات مشتریان در چرخه درآمد

پس از گذراندن مراحل دریافت سفارش، تصویب اعتبار مشتری و بررسی موجودی انبار به درخواست‌های مشتریان پاسخ داده میشود. در واقع از طریق بازیابی فایلهای سفارش فروش، موجودی کالا و یا فایل مشتری تهیه شده و بر مبنای تجزیه و تحلیل آنها، به درخواست مشتری پاسخ داده میشود.

 در این مرحله پاسخگویی صحیح به درخواست مشتریان در اسرع وقت در پیشبرد موفقیت‌آمیز آینده واحد تجاری اهمیت دارد. با گسترش استفاده از فناوری‌های جدید اطلاعاتی از جمله پایگاه داده ها، سیستم های اطلاعاتی حسابداری یکپارچه و فناوری های جدید ارتباطی مانند اینترنت، شیوه های مفید، اثربخش و کارآمدی برای ارائه خدمات به مشتریان ایجاد شده است.

با وجود سیستم‌های اطلاعاتی یکپارچه و پردازش مستقیم اطلاعات در هر لحظه از زمان از میزان موجودی کالا در انبار، اطلاع داریم و این موضوع باعث سرعت در پاسخگویی به درخواست مشتری می شود.  استفاده از این فناوری ها می تواند شرکت ها را در برنامه ریزی بهتر تولید و افزایش جذب مشتری و افزایش فروش کمک کند.

تهدیدها و کنترل ها

بزرگترین تهدیدی که در این مرحله وجود دارد و بقای سازمان را نیز تحت تأثیر قرار می‌دهد، ایجاد نارضایتی در مشتریان است. فعالیت در شرایط رقابتی امروز، بیش از پیش این موضوع را می طلبد که در صدد حفظ مشتریان و تامین انتظارات آنان باشیم.

 به همین دلیل انجام کارا، اثربخش و سریع مراحل ثبت سفارش می‌تواند در ایجاد رضایت مشتریان موثر باشد. در غیر اینصورت با تهدید از دست دادن مشتریان که بقای آتی سازمان را تحت تاثیر قرار می دهد مواجه خواهیم بود.

با توجه به اهمیت بالای خدمات مشتری، امروزه در بسیاری از شرکت ها از نرم افزارهای ویژه ای تحت عنوان سیستم مدیریت ارتباط با مشتری ( Customer Relationship Management System _CRMS) به منظور تقویت ارتباط موثر با مشتریان استفاده می کنند. این سیستم، وظیفه سازماندهی اطلاعات جامع درباره مشتریان جهت ارائه تسهیلات در افزایش کارایی و ارائه خدمات ویژه ای را به آنان بر عهده دارد. بنابراین برقراری ارتباط مداوم و موثر با مشتریان در حفظ آنان برای شرکت، دارای اهمیت بسزایی است.

بررسی میزان رضایت مشتریان از مراحل ثبت سفارش و زمان انجام این فعالیت ها نیز می تواند شرایطی را فراهم کند تا نقاط ضعف موجود، شناسایی و اقداماتی به منظور رفع این نقاط ضعف به کار گرفته شود. عدم توجه به میزان رضایت مشتریان می تواند به از دست دادن مشتریان و کاهش درآمدهای شرکت منجر شود. بنابراین تامین رضایت مشتری نقش بسزایی در تداوم فعالیت شرکت داراست.