چرخه ی درآمد؛ فروش و دریافت های نقدی
در این مقاله به ادامه ی فعالیت های مرتبط با چرخه ی درآمد میپردازیم.از جمله حمل کالا و صدور صورتحساب فروش.
حمل کالا در چرخه درآمد
مرحله دوم چرخه ی درآمد، تکمیل سفارش های مشتریان و ارسال کالای درخواست شده است. در واقع پس از مشخص شدن کالاهای درخواستی مشتریان و بسته بندی این کالاها،دایره حمل و ارسال کالا باید بر اساس برگ خروج کالا اقدام به ارسال کالاها برای مشتریان نماید.
در مرحله حمل کالا دو فعالیت اساسی زیر صورت می گیرد:
- انتخاب و بسته بندی کالاها
- حمل کالا ها
حسابرسی داخلی در شیراز
topaccountant.ir
انتخاب و بسته بندی کالاها
پس از ثبت سفارش مشتریان، لازم است که دایره انبار اقدام به تهیه لیست کالاهای درخواستی مشتری و بسته بندی آنان نماید. انتخاب کالاها که توسط دایره ثبت سفارش فروش تهیه شده است آغازگر عملیات انتخاب و بسته‌بندی سفارش محسوب میشود.
در واقع دایره انبار، مسئول تهیه سفارش مشتری و فراهم کردن زمینه ارسال و حمل کالا می باشد. ثبت دقیق اطلاعات کالاهای بسته بندی شده برای ارسال در این مرحله اهمیت زیادی دارد.
برگ خروج کالا که توسط سیستم ثبت فروش تهیه شده است، موجب اجرای فرآیند حمل کالا میشود. کارگران دایره ی انبار از اطلاعات برگ خروج کالا برای شناسایی اقلامی که باید تحویل داده شود استفاده می کنند.
مقادیر کالایی که باید از انبار خارج شود در برگ خروج کالا از انبار ذکر شده و سپس برگ خروج به همراه کالای مورد نظر برای دایره حمل کالا ارسال میشود. استفاده از برچسب های فرستنده RFID برای شناسایی محل قرارگیری کالاها در انبار می تواند در افزایش کارایی و اثربخشی انجام فعالیت بسیار موثر باشد، زیرا کارگران می‌توانند به سرعت از محل قرارگیری کالاهای مورد نظر مطلع شوند.
به طور کلی بهره برداری از شیوه انبار داری خودکار نه تنها موجب کاهش هزینه و بهبود کارایی در نگهداری موجودی انبار میشود، بلکه زمینه را برای افزایش پاسخگویی در برابر مشتریان و ارسال به موقع سفارش ها برای آنان ارتقاء می‌بخشد.
تهدیدها و کنترل ها
از جمله تهدید های مطرح شده در این مرحله، بسته بندی کالاهای اشتباه و یا بسته بندی مقادیر اشتباه است. چنانچه کارمندان دایره انبار در انتخاب و بسته بندی کالاهای مورد درخواست دقت لازم را نداشته باشند، اقلام اشتباهی برای ارسال آماده و بسته بندی می شود.
چنین اشتباه هایی ممکن است پس از ارسال کالاها برای دایره حمل کشف شود. در این مرحله هر چند کالاهای اشتباه برای مشتریان ارسال نشده است، اما زمان و منابع قابل توجهی از شرکت برای انتخاب و بسته بندی این کالاهای اشتباه به هدر رفته است.
استفاده از سیستمهای خودکار انبارداری، پویشگر های کد میله ای و فناوری شناسایی خودکار از طریق امواج رادیویی(RFID) در کاهش چنین مشکلاتی بسیار موثر است. با استفاده از این فناوری ها در هنگام ورود اطلاعات به سیستم، مقایسه ای بین مقادیر موجود در برگ سفارش با مقادیر بسته بندی شده انجام می شود. لذا بروز اشتباه با استفاده از این روش بسیار کاهش می یابد.
مشاور مالی در شیراز
topaccountant.ir
دومین تهدید، سرقت موجودی کالا است. سرقت موجودی کالا می تواند به حدی بزرگ باشد که تداوم فعالیت شرکت را با تردید مواجه سازد. سرقت موجودی کالا علاوه بر از دست دادن دارایی‌ها، اشتباه در اطلاعات مربوط به میزان دقیق موجودی کالا را نیز سبب میشود و شرکت با این تصور که کالای مورد درخواست مشتری در انبار وجود دارد اقدام به پذیرش سفارش می کند و در هنگام ارسال کالا متوجه عدم وجود کالاهای مورد درخواست می گردد. این مسائل علاوه بر ایجاد نارضایتی در مشتریان، به اعتبار شرکت نیز لطمه وارد می کند.
برای کاهش احتمال سرقت موجودی کالا روش های کنترلی متعددی وجود دارد که عبارتند از:
- محدود کردن دسترسی فیزیکی به موجودی های کالا
- دسترسی افراد مجاز به انبار کالا ها
- مجهز کردن بخش های مختلف انبار به دوربین های مدار بسته
- ایجاد دستورالعمل هایی به منظور انجام مستندسازی تمامی نقل و انتقالات موجودی های کالا
برای اطمینان یافتن از مانده موجودی کالا در سیستم اطلاعاتی حسابداری و تطبیق آن با مانده واقعی موجودی کالا در انبار انبارگردانی دوره‌ای موجودی کالاها پیشنهاد میشود استفاده از فناوری های جدید مانند شناسایی خودکار از طریق امواج رادیویی می تواند در صورت بخشی به فرآیند انبارگردانی بسیار موثر باشد.
ضمن اینکه در این فناوری هرگونه نقل و انتقال کالا در سیستم ثبت می شود. بنابراین در صورت خروج غیرقانونی این کالاها سیستم های هشدار دهنده به صدا درمی آید. همچنین حسابداران می توانند با تهیه گزارش های مناسب به مدیران در امر نظارت بر عملکرد کارکنان کمک نمایند.
تهیه گزارش های عملکرد کارگران انبار در تعداد کالاهای اشتباه بسته بندی شده می تواند به مدیران توصیه هایی را برای برقراری سیستم های تشویقی و تنبیهی مناسب ارائه کند.
حمل کالا ها در چرخه ی درآمد
دایره حمل و ارسال کالا باید ترتیبی دهد تا کالا توسط راه آهن، هواپیما، کشتی، کامیون و … برای مشتری حمل شود. عوامل بسیاری بر انتخاب وسیله حمل کالا تاثیر می گذارد. برای مثال قوانین مالیاتی کشور های مختلف از جمله عوامل تاثیر گذار بر انتخاب وسیله حمل کالا می باشد.
هر روش حمل و توزیع کالایی که انتخاب شود واحد حمل کالا به اطلاعات دقیقی در مورد آنچه حمل می شود و مقصدی که کالا به آن ارسال میشود نیاز دارد. اطلاعات مزبور از اسناد و مدارک دایره فروش و دایره انبار استخراج میشود.
یکی از مدارکی که در زمان بارگیری کالا ها تهیه می شود بارنامه است.
حسابداری و حسابرسی در شیراز
topaccountant.ir
بارنامه قراردادی رسمی و قانونی است که مسئولیت کالاهای بین راهی را تعیین میکند. همچنین بارنامه، حمل کننده، مبدا، مقصد و شرایط حمل را تعریف کرده و مشخص میکند که چه کسی باید هزینه حمل کالا را بپردازد.
بارنامه در چهار نسخه تنظیم می شود؛ یک نسخه به انضمام برگه بسته بندی کالا برای دایره حمل کالا ارسال میشود، یک نسخه توسط دایره حمل کالا نگهداری می شود تا بتواند تحویل کالا به حمل دهنده را اثبات کند، نسخه دیگر بارنامه برای دایره صدور صورتحساب ارسال شده تا نشان دهد که کالای مربوطه ارسال شده است و باید صورتحساب فروش تنظیم و برای مشتری ارسال شود.
حمل کننده نیز یک نسخه از بارنامه را برای انجام ثبت های خود نگهداری میکند. امروزه بسیاری از شرکت‌ها به برون سپاری وظیفه حمل کالا به شرکت های حمل و نقل روی آورده اند. این امر علاوه بر کاهش هزینه ها به تولیدکنندگان این امکان را می دهد که بر فعالیت اصلی تجاری خود متمرکز شوند.
تهدیدها و کنترل ها
تهدیدی که در این مرحله با آن مواجه هستیم وقوع اشتباه های حمل است. این اشتباه می تواند به شکل تأخیر یا عدم ارسال کالا، مقادیر اشتباه، اقلام اشتباه و یا نشانی های اشتباه صورت پذیرد. این اشتباهات از هر نوعی که باشد می‌تواند بر رضایت مشتری و فروش های آینده و وضعیت مالی شرکت تاثیرگذار باشد.
راه جلوگیری از چنین اشتباهاتی تهیه منظم صورت مغایرت بین مدارک حمل سفارش های فروش با لیست کالاهای انتخاب شده و بسته بندی شده است. در واقع لازم است پس از انتخاب و بسته بندی کالا ها یک بار دیگر میان لیست کالاهای درخواستی مشتری، کالاهای بسته بندی شده و کالاهای آماده برای حمل، تطبیقی صورت گیرد. انجام اینگونه مطابقت ها این اطمینان را ایجاد میکند که اشتباهی در کالاهای ارسالی و حمل شده صورت نگرفته است.
صدور صورتحساب فروش
مرحله سوم چرخه درآمد، صدور صورتحساب است. اصطلاح صورت حساب کردن به معنای اعلام مبلغی است که مشتری باید بابت کالا یا خدمات ارائه شده، به شرکت پرداخت کند.این اطلاعات با تهیه و ارسال فاکتور فروش (صورتحساب فروش) صورت می گیرد.
دو فعالیت کلیدی در این مرحله از چرخه درامد عبارتند از :
- صدور صورتحساب برای مشتری
- نگهداری حساب های مشتری
فعالیت های مزبور به ترتیب توسط دایره صورتحساب فروش و دایره حساب های دریافتنی انجام می شود.
امور حسابرسی داخلی در فارس
topaccountant.ir
صدور صورتحساب برای مشتری
اصلی ترین سندی که در این مرحله تهیه می شود صورتحساب فروش است. تهیه صورتحساب باید توسط دایره ای صورت گیرد که زیر نظر مدیریت فروش شرکت نباشد. گزارش این فعالیت به رئیس حسابداری و در نهایت به مدیر مالی شرکت ارائه میشود.
بخش تهیه صورتحساب، عهده‌دار وظایف زیر است:
- کنترل شماره ترتیب حمل کالا
- مقایسه مدارک حمل با سفارش فروش مشتری
- ثبت اطلاعات مربوط از روی این مدارک در صورتحساب فروش
- ثبت قیمت و تخفیفات مربوط با توجه به فهرست قیمت ها در صورتحساب فروش
- انجام محاسبات لازم و تعیین جمع مبلغ صورتحساب
- تهیه صورت خلاصه‌ای از صورتحساب های صادره
باید نسخه های از تمام صورت حساب ها به ترتیب شماره برای دایره حساب های دریافتنی به منظور ثبت در حساب مشتریان ارسال شود.
استفاده از سیستمهای دارای پردازش مستقیم در افزایش سرعت پردازش و صدور صورتحساب فروش موثر است. همچنین استفاده از سیستم های اطلاعاتی یکپارچه(ERP)، علاوه بر افزایش سرعت فعالیت ها، امکان ادغام فرآیند صدور صورتحساب را با فعالیت‌های بازاریابی و فروش فراهم می کند.
با استفاده از این سیستم بلافاصله پس از دریافت سفارش، اطلاعات فروش به سایر بخش‌ها ارسال شده و واحد صدور صورتحساب بلافاصله بر اساس اطلاعات دریافتی اقدام به صدور صورتحساب می‌نماید.
سرعت در انجام فعالیت‌ها علاوه بر افزایش سرعت گردش نقدینگی، موجب افزایش رضایت مشتریان و در نتیجه افزایش فروش میشود.
گاهی اوقات تعدیل و اصلاح حساب مشتری ضروری است برای مثال ممکن است حساب مشتری بابت برگشت از فروش و یا تخفیفات برای کالای معیوب و آسیب‌دیده بستانکار شود.بستانکار کردن حساب مشتری به دلیل برگشت کالا مستلزم تایید مدیر دایره اعتبارات شرکت است.
مدیر دایره اعتبارات نیز پس از دریافت اطلاعاتی از دایره انبار که نشان می دهد کالاهای مورد نظر به طور واقعی برگشت داده شده اند اعلامیه بستانکار را صادر می کند. در صورت لاوصول تشخیص دادن حساب مشتری، مدیر دایره اعتبارات اعلامیه بستانکار را به منظور مجاز کردن حذف حساب مشتری صادر می نماید.
بر خلاف حالت برگشت کالا و تخفیفات ناشی از معیوب بودن کالا، در اینجا نسخه‌ای از اعلامیه مزبور برای مشتری ارسال نمیشود. به منظور جلوگیری از هرگونه تقلب کلیه تصمیمات مربوط به صدور اعلامیه های بستانکار دارای شماره سریال چاپی، باید توسط مدیر دایره اعتبار که هیچ وظیفه‌ای در خصوص مدیریت وجوه نقد یا نگهداری حساب های دریافتنی ندارد اتخاذ شود. در غیر اینصورت کارمندی که وجوه نقد دسترسی دارد می تواند مبلغ قابل توجهی را سرقت کرده و یک اعلامیه بستانکار واهی (ساختگی) برای پنهان‌سازی سرقت خود صادر نماید.
تهدیدها و کنترل ها در چرخه درآمد
عدم صدور صورتحساب تهدید عمده این مرحله از چرخه درآمد است. وجود سیستم های غیر یکپارچه و بی دقتی در انجام فعالیت‌های صدور صورتحساب می تواند منجر به عدم تهیه و صدور صورتحساب شود. عدم صدور صورتحساب باعث ارائه اطلاعات اشتباه در مورد میزان فروش های انجام شده، میزان موجودی کالا و میزان حسابهای دریافتنی شرکت میشود.
همچنین بی دقتی در انجام این کار به معنای ارائه کالاها و خدمات بدون دریافت وجه آن ها می باشد. بروز چنین مسائلی می تواند شرکت را با خطر ورشکستگی مواجه سازد.تفکیک وظایف صدور فاکتور و ارسال کالا روشی برای مقابله با این تهدید است.
چنانچه تفکیک وظایف در رابطه با صدور فاکتور و حمل کالا صورت نگرفته باشد این احتمال وجود دارد که کارمند مسئول این وظایف، کالاها را بدون تهیه فاکتور از شرکت خارج کند. بنابراین تهیه اطلاعات دقیق و انجام کارا و اثربخش چرخه درآمد منوط به تفکیک وظایف ناسازگار از یکدیگر است.
همچنین تطبیق دوره ای صورتحساب ها با سفارش های فروش، لیست کالاهای درخواستی مشتریان و مدارک حمل نیز روش کنترلی دیگری در این زمینه است. شماره گذاری تمام مدارک ایجاد شده در مراحل قبل مانند سفارش فروش و بارنامه‌ها و پیگیری صدور صورتحساب برای هر یک از آنها، می تواند خطر عدم صدور صورتحساب را تا حدی کاهش دهد.
تهدید دیگری که عملکرد موثر فعالیت‌های چرخه درآمد را تحت تاثیر قرار می دهد اشتباه در صدور صورتحساب است. صورتحساب ها باید از لحاظ درستی قیمت‌ها، شرایط اعتباری و هزینه‌های حمل کالا،محاسبات آنها مورد بررسی و کنترل قرار گیرند.
صورت حساب کردن بیش از واقع منجر به نارضایتی مشتری می شود و صورت حساب کردن کمتر از واقعیت نیز باعث از دست دادن دارایی های شرکت میشود. تنظیم سیستم برای ورود خودکار داده های قیمت گذاری شده، راهکاری برای مقابله با این تهدید است.
استفاده از سیستمهای اطلاعاتی رابطه ای که در آن میان لیست قیمتهای کالاها و فایل صورتحساب مشتریان ارتباط برقرار شده است، اشتباه های قیمت گذاری را کاهش می دهد. همچنین ایجاد محدودیت دسترسی به داده‌های حساس قیمت‌گذاری مانع بروز چنین تهدیدی می شود.
سیاست های قیمت گذاری کالا و خدمات در شرایط رقابتی، جزو اطلاعات محرمانه شرکت ها محسوب می شود که افشای آن به صلاح شرکت نیست. بنابراین لازم است تدابیری اتخاذ شود که بر اساس آن تنها افراد مجاز، به این اطلاعات دسترسی داشته باشند.
در نهایت کنترل های ویرایشی ورود داده ها نیز می تواند از وقوع چنین اشتباهاتی جلوگیری نماید.