وصول مطالبات

وصول مطالبات مرحله چهارم در چرخه درآمد است.

صندوقدار و دایره حسابهای دریافتنی در مرحه وصول مطالبات مشارکت دارند.با توجه به اینکه بیشتر دریافتنی های شرکت ها و سازمان ها با دریافت چک از مشتریان وصول میشود، صندوقدار این چک ها و وجوه پرداختی را کنترل و سپس به حساب بانکی واریز کرده و به رئیس حسابداری گزارش می‌کند.

 همچنین لیست دریافت ها به قسمت حسابهای دریافتنی فرستاده می‌شود تا در حسابهای مشتریان ثبت شوند. در واقع دایره حسابهای دریافتنی، حسابهای مشتریان را بابت دریافت ها بستانکار می کند. دایره حساب های دریافتنی برای انجام این کار باید قادر به شناسایی پرداخت کننده وجه باشد به همین دلیل اغلب به صورت حسابهای فروش در دو نسخه برای مشتری تنظیم می شود تا یک نسخه آن به هنگام پرداخت به همراه فیش واریزی برای شرکت ارسال شود تا شرکت قادر به شناسایی پرداخت کننده وجوه باشد.

تفکیک وظایف در این مرحله بسیار اهمیت دارد. چنانچه وظایف صندوق دار و ثبت دریافتی ها به عهده یک نفر باشد امکان اختلاس با استفاده از روش کلاه به کلاه کردن به راحتی امکان پذیر است.

در این روش، صندوقدار وجوه دریافتی را اختلاس کرده و برای جلوگیری از آشکار شدن اختلاف، وجوه دریافتی مشتری بعدی را برای مشتری اول ثبت می کند و این روند تا زمانی طولانی ادامه می یابد.

در گذشته برای وصول مطالبات، از یک صندوق پستی رمزدار استفاده می شد. صندوق پستی امکانی بود که با همکاری یک بانک ایجاد شده و مشتریان چکها و حواله های واریزی خود را به این صندوق ارسال کرده، بانک نیز پس از وصول این چک ها و واریز آن به حساب شرکت، فرم تایید پرداخت و لیست الکترونیک پرداخت ها را برای شرکت ارسال می‌کرد. صندوق رمزدار تنها قادر به حذف فاصله زمانی ارسال صورتحسابهای پرداخت شده از طریق پست بود. این روش امروزه دیگر منسوخ شده است.

با پیشرفت فناوری های جدید روشهای کارآمدتری نسبت به روش صندوق پستی برای تسریع در فرایند وصول مطالبات ایجاد شده است. استفاده از شیوه انتقال الکترونیکی وجوه روشی است که بر اساس آن مشتریان وجوه خود را به صورت الکترونیکی برای بانک ارسال می نمایند. این روش علاوه بر حذف تاخیر ارسال از طریق پست، زمان لازم برای منظور کردن چک ها در سیستم بانکی و وصول آن را نیز کاهش می‌دهد.

مبادله الکترونیکی داده های مالی کارآمدترین روش برای وصول صورتحساب هاست. در این روش انتقال الکترونیکی وجوه با مبادله الکترونیکی داده ها یکپارچه شده است. در واقع در این روش، سیستمی که معامله صورت گرفته بین شرکت ها را پردازش کرده و اقدام به صدور صورتحساب می نماید، قادر است دریافت و پرداخت های نقدی را نیز مدیریت کند.

البته باید این نکته را در نظر داشت که مبادله الکترونیکی داده‌های مالی مستلزم وجود زیرساخت لازم در هر دو طرف معامله می باشد. بدین معنی که بانکهای خریدار و فروشنده هر دو قابلیت اجرای مبادله الکترونیکی داده را داشته باشند.

 استفاده از مبادله الکترونیکی داده‌های مالی همیشه امکان پذیر نیست. ممکن است برخی از مشتریان شرایط استفاده از این سیستم را نداشته باشند، بنابراین شرکت از کارتهای اعتباری برای تسریع در وصول مطالبات خود استفاده می کند.  استفاده از این روش می‌تواند هزینه نگهداری حساب های دریافتنی و ریسک ناشی از عدم وصول آن را کاهش دهد.

استفاده از این روش های معرفی شده علاوه بر افزایش کارایی پردازش دریافت های نقدی و تسریع در وصول مطالبات، با حذف عملیات های دستی موجبات افزایش کارایی کنترل های داخلی را نیز فراهم می کند.

تهدیدها و کنترل های وصول مطالبات

حفاظت از وجوه دریافت شده از مشتریان بابت مطالبات شان و بهنگام کردن مانده حساب مشتریان، از اهداف اصلی مرحله وصول مطالبات میباشد. گاه سوء استفاده از وجوه دریافتی بابت بخشی از یک سند دریافتنی با ثبت نکردن آن پنهان می ماند.

 در این حالت علاوه بر از دست دادن وجوه نقد شرکت، مانده حسابهای دریافتنی مشتریان نیز اشتباه گزارش می‌شود.

برای جلوگیری از بروز چنین مشکلاتی استقرار کنترل های داخلی قوی و کارآمد مورد نیاز میباشد. دو تهدیدی که در مرحله وصول مطالبات با آن مواجه هستیم سرعت وجوه نقد و ایجاد مشکلات نقدینگی است.

وجه نقد دارایی است که به آسانی مورد سرقت و سوء استفاده قرار می‌گیرد. بنابراین دقت در استقرار کنترل های داخلی کافی برای محافظت از این دارایی بسیار اهمیت دارد.آسانترین راه برای کاهش این تهدید این است که دریافت های دستی وجوه نقد و چک ها به حداقل ممکن کاهش یابد.

دومین تهدید که ممکن است در مرحله وصول مطالبات رخ دهد، عدم وصول مطالبات و ایجاد مشکلات نقدینگی برای شرکت است. چنانچه شرکت تمامی مراحل قبل را به صورت صحیح انجام داده باشد اما در وصول مطالبات خود موفق نباشد، با مشکلات نقدینگی بسیاری مواجه خواهد شد.

تشویق مشتریان برای پرداخت سریع بدهی هایشان به شرکت خطر لاوصول شدن مطالبات و در نتیجه خطر مشکلات نقدینگی را کاهش می دهد. بنابراین استفاده از سیاست های تخفیفی به منظور تشویق مشتریان برای تسریع در پرداخت ها میتواند به شرکت در زمینه وصول مطالبات کمک نماید. تهیه بودجه های نقدی نیز به شرکت در زمینه پیش بینی دریافت های آتی و تصمیم‌گیری درباره فروش های آتی کمک قابل توجهی می کند.

تهدیدها و کنترل های عمومی چرخه درآمد

برخی از تهدیدها در تمامی مراحل چرخه درآمد امکان بروز دارند. برای مثال وجود داده های نامعتبر می تواند انجام هر یک از مراحل چرخه درآمد را با مشکل مواجه سازد. همچنین از دست دادن داده ها و اطلاعات نه تنها برای گزارشگری درون سازمانی و برون سازمانی مهم است، بلکه برای پاسخگویی به نیازهای اطلاعاتی مشتریان نیز دارای اهمیت است.

از بین رفتن فایل های مربوط به حسابهای دریافتنی تداوم فعالیت شرکت را با تردید مواجه می‌سازد. افشای اطلاعات محرمانه مربوط به فروش های مشتریان و رسیدن این اطلاعات به رقبای شرکت نیز تهدیدی جدی برای یک سازمان به شمار می رود که ممکن است حتی بدهی های قانونی را نیز به شرکت تحمیل نماید. به این معنا که ممکن است مشتریان شرکت از بابت این که اطلاعات آنان افشا شده است بر علیه شرکت اقامه دعوی نمایند.

به طور کلی تهدید هایی که در تمامی مراحل چرخه درآمد وجود دارد به شرح زیر است:

• داده های نادرست و نامعتبر
• افشای غیرمجاز اطلاعات حساس
• از دست رفتن یا تخریب اطلاعات
• عملکرد ضعیف

برای مقابله با چنین تهدیدهایی لازم است که از کنترل های عمومی استفاده شود.

کنترل های عمومی مورد استفاده برای مقابله با تهدیدهای عمومی چرخی درآمد به شرح زیر می باشد:

• کنترل درستی پردازش داده ها
• محدودیت دسترسی به داده‌های حساس
• بازبینی تمام تغییرات داده های حساس
• کنترل های دستیابی به سیستم
• رمزنگاری
• ایجاد نسخه های پشتیبان
• گزارش های مدیریتی